顧客の機密情報などを高度なセキュリティのクラウドサービスを活用することにより、迅速かつ正確に顧客および関係者間で情報共有が可能となった。その結果、会社の信頼度が高まると同時に、社内のコミュニケーションも活発になった。

1.取組の経緯
出版業界は、お客さまとの原稿・校正データのやりとりが多い業界だが、同社ではそれに加えて、大阪と東京の拠点間の情報のやりとりが煩雑という課題があった。さらに大阪本社では、東京オフィスの営業スタッフの動きや複数の制作スタッフが行う一連の制作工程も見えにくい状況にあった。

顧客との情報のやりとりや、大阪本社と東京オフィスとの情報共有などにおいて、効率的で安全な方法はないかと東京オフィスの責任者である下井首都圏営業部リーダーは考え続けていた。前職で社内システムの新規導入から検証、保守・管理までを行っていた経験から「何か良い解決策があるはず」と、種々のクラウドサービスやソフトウェアの検討を始めた。

          写真:株式会社コミニケ出版 首都圏営業部リーダー 下井基子氏

以前から編集制作関連での取引があった株式会社Fleekdriveが提供する企業向けオンラインストレージサービス「Fleekdrive」が要件を満たすことのできるサービスの候補に挙がった。

社内でさっそく「30日間の無料お試し」を利用したところ、比較的簡単に導入できる感触を得た。試験導入時は、操作方法、詳細の機能設定などの不明点については、メールや電話相談をし、一つひとつつぶしていった。
たとえば、以前の手書き出金伝票は、原本しかないので申請したかどうか忘れることもあったために、その都度経理部は確認作業に手間がかかっていた。さらに、複数の科目は電卓で計算し、経理ソフトへの転記は手入力であったために、ミスなどがおこっていた。

Fleekdrive導入後は、エクセルで作成した帳票に入力し該当フォルダに入れるのみであるために、以前のように申請漏れや重複はなくなり、エクセルでの自動計算や経理ソフトへのコピー&ペーストで時間が大幅に短縮された。

会社として記録しておくべき申請も新たに導入した。

具体的に検討開始してから、30日の無料お試し期間を含めて約2カ月にて本番稼働にこぎつけた。

2.取組の成果

現在の業務の流れは、下記のようになっている。

たとえば、「見積り」を例にとると、以前は次のような業務の流れであった。

申請者メール送信上司(開く。電子印挿入。保存)メール送信社長(開く。電子印挿入。保存)メール送信申請者(開く。確認)お客さまへメール

PCで社内操作のため、タイムラグもあった(1日または2日)。

 Fleekdrive」を導入後は、下記のようになった。

申請者→Fleekdriveにアップ上司(開く。確認。承認ボタン)社長(開く。確認。承認ボタン)申請者(開く。確認)お客さまへURL

【導入後の成果】

申請者や承認者が会社にあるパソコンにて処理していたことが、スマホなどで外部からでも作業が可能となり、1日以上かかっていた作業も、数時間で済むようになった。

顧客とのやりとりは、これまでは個々に無料のファイル共有サービスを使用して五月雨式に送っていたが、「Fleekdrive」の導入により安全な環境の中で、一つのストレージ内でやりとりした履歴が一目見て分かるようになった。

これらの成果を全体的に整理すると次のようになる。

(1)セキュアな環境で社内外のファイルを共有することで、企業の信頼性が向上した。

(2)どこからでも作業ができるようになり各作業効率が上がった。

(3)関係者間での「情報共有」の重要性を強く意識するようになった。

3.成功要因

申請書類などはほとんど手書きで行っていたり申請書自体が存在していないものもあったために、「Fleekdrive」が活用されるのか当初は不安があった。

そこで、比較的抵抗なく取り組んでもらえそうなスタッフを各セクションから選任して、下井リーダーとのやりとりを通して慣れていってもらった。そして、その関係者にも慣れてもらえるよう、その選任されたスタッフが適宜相談対応しながら使いこなせるように進めていった。

そのとき、特に留意したことは「複雑なルールにしない」ということだった。たとえば、自動でワークフローが動く設定を事前に入れておき、スタッフは「申請はフォルダへ入れるのみ」などである。

 また、実導入後は、Fleekdrive社のカスタマーサービスに問い合わせをすると質問に対しての即日回答、かつ的確な提案をもらえるため、一つひとつ着実に進めていくことができた。

<今後の課題>

まずは、本ツールを全社員が使いこなせるようにすることを目標にしている。

さらに、他の業務(顧客情報管理、作業の進捗管理など)のIT化、そして、各システムがつながり、会計システムとの一元化できるようにすることである。

(取材・執筆:高島 利尚)

<活用したクラウドサービス>

「Fleekdrive」は、企業向けオンラインストレージサービス。企業の重要な知的財産であるファイルが、知らないうちに社外へ流出することを防ぎつつ、クラウド上で許可されたユーザー間で簡単にファイルを共有することが可能。

文書管理やワークフローの自動実行など、ファイル共有・管理に伴う豊富な機能と、強固なセキュリティ機能を提供。容量無制限のEnterpriseプラン、高機能のBusinessプラン、機能を絞ったTeamプランの3種類のプランがあり、お客さまの要件によってきめ細かく対応することが可能となっている。

 株式会社Fleekdriveの商品:https://www.fleekdrive.com/plan/参照

<会社概要>

会社名:株式会社コミニケ出版

代表者:下井 謙政

本社所在地:〒530-0043 大阪市北区天満4丁目1番2号 コミニケ出版ビル 5階

資本金:  1,000万円 

従業員:  19人(うち正社員 16人)

設立:   1984年3月8日

業種・業務内容:

『月刊朝礼』編集・発行、書籍編集・発行、絵本 編集・発行、社史・年史・記念誌、社内報、追憶集・追悼集等の企画制作 その他

特長・強み・魅力

出版事業を主軸に編集プロダクション事業、WEB事業など着実に成長を続けている。その根底には創業以来の社是「正々堂々」の精神で公正に事を行い、不正や隠し立てがなく、正直に事業を行う姿勢を何よりも大事にしているからだ。

また事業の目的として「事業誠を悉くし救済を念となす」を掲げているように事業上の知識や社会情勢、顧客の要望を十分に知り尽くすとともに、人、物、金、情報を真に生かせるように誠意をもって事業に取り組んでいる。

RL: https://www.kominike-pub.co.jp/

 

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